更新時(shí)間：2021-06-14 20:32:20作者：admin2
一、書面溝通方式有以下幾種種類
在企業(yè)內(nèi)部，書面溝通方式包括便函、報(bào)告、布告牌、工作說(shuō)明、海報(bào)、信封中的便條、員工手冊(cè)，甚至電子布告欄；對(duì)外，有商務(wù)信函、報(bào)告、建議書、傳真、合同、廣告、產(chǎn)品目錄、新聞發(fā)布會(huì)等多種方式；還要強(qiáng)調(diào)秘書主要應(yīng)用的書面溝通方式。
二、書面溝通的目的
◆ 講清目的
◇ 要求別人理解我們的意圖。
◇ 得到我們想要的回答。（反饋）
◇ 與對(duì)方保持一定的友好關(guān)系。
那么多種方式的書面溝通，每種都有自己的寫作要求，在按照標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，我覺(jué)得有效的書面溝通就是達(dá)到目的
技術(shù)交底書 技術(shù)交底書是在發(fā)明人實(shí)現(xiàn)發(fā)明創(chuàng)造之后形成的一種文檔，專利代理人依據(jù)技術(shù)交底書進(jìn)行專利申請(qǐng)文件的撰寫。它不僅是連接技術(shù)文檔和專利申請(qǐng)文件的紐帶，也是發(fā)明人和專利代理人之間的溝通橋梁。好的技術(shù)交底書是產(chǎn)生優(yōu)秀專利申請(qǐng)文件的關(guān)鍵因素之一。 好的技術(shù)交底書具有文字表達(dá)清楚、邏輯清晰嚴(yán)密、發(fā)明點(diǎn)突出、有明確的技術(shù)效果等特點(diǎn)；反之，不太好的技術(shù)交底則可能前后矛盾、錯(cuò)誤頻出、雜亂無(wú)章、不寫技術(shù)效果等。 言而總之，一份合格的技術(shù)交底書應(yīng)當(dāng)：寫明背景技術(shù)、解決的技術(shù)問(wèn)題、技術(shù)方案以及對(duì)達(dá)到的技術(shù)效果的分析，并通過(guò)相應(yīng)的實(shí)施例擴(kuò)展等輔助專利代理人的理解。 常見(jiàn)問(wèn)題
交底書中出現(xiàn)錯(cuò)誤的描述，前后語(yǔ)言或者語(yǔ)言與附圖矛盾，造成專利代理人對(duì)技術(shù)的誤解，輕則通過(guò)長(zhǎng)時(shí)間溝通修改，延誤申請(qǐng)時(shí)機(jī)；重則始終無(wú)法發(fā)現(xiàn)，形成無(wú)效保護(hù)。交底書描述不清楚，導(dǎo)致專利代理人通過(guò)文字記載及附圖，無(wú)法正確理解技術(shù)原理和技術(shù)方案。比如：①附圖中沒(méi)有附圖標(biāo)記、技術(shù)內(nèi)容介紹沒(méi)有結(jié)合附圖；②僅給出改進(jìn)部件的局部圖，沒(méi)有整體視圖，導(dǎo)致難以理解改進(jìn)部件的作用；③技術(shù)術(shù)語(yǔ)不統(tǒng)一、零部件標(biāo)號(hào)不統(tǒng)一。交底書中僅有發(fā)明點(diǎn)，缺乏具體內(nèi)容。在化學(xué)領(lǐng)域中尤其明顯，需要不斷補(bǔ)充相應(yīng)的數(shù)據(jù)和具體實(shí)施例等撰寫方法 一般情況下，技術(shù)交底書的撰寫思路：別人是怎么做的？（背景技術(shù)）→ 你為什么還要做？（技術(shù)問(wèn)題）→ 你是怎么做的？（技術(shù)方案）→ 你做的有什么好處/優(yōu)點(diǎn)？（技術(shù)效果）。 厘清上述思路的相關(guān)內(nèi)容，基本就可以作為與專利代理機(jī)構(gòu)溝通的基礎(chǔ)啦。相應(yīng)的，技術(shù)交底書一般都應(yīng)包括以下五個(gè)部分的內(nèi)容： ? 背景技術(shù) 背景技術(shù)用于介紹和本發(fā)明相關(guān)的現(xiàn)有技術(shù)，指出現(xiàn)有技術(shù)的缺點(diǎn)。對(duì)于代理人來(lái)說(shuō)，則可以理解技術(shù)方案，把握發(fā)明點(diǎn)，并且確定保護(hù)范圍。注意： 不相關(guān)的現(xiàn)有技術(shù)不需要提供，只提供本發(fā)明所解決的技術(shù)問(wèn)題針對(duì)的那部分現(xiàn)有技術(shù)；最好結(jié)合附圖用文字對(duì)現(xiàn)有技術(shù)進(jìn)行描述，如果現(xiàn)有技術(shù)有相關(guān)的專利、期刊、書籍，還可以提供其出處。? 發(fā)明內(nèi)容 發(fā)明內(nèi)容用于介紹本發(fā)明解決的技術(shù)問(wèn)題；清楚、客觀地寫明發(fā)明或者實(shí)用新型與現(xiàn)有技術(shù)相比所具有的有益效果。注意： 發(fā)明內(nèi)容中很重要的一部分是發(fā)明點(diǎn)，也是技術(shù)方案的關(guān)鍵點(diǎn)和欲保護(hù)點(diǎn)，需要按照重要級(jí)別排序逐條列出，簡(jiǎn)單描述即可，不需要長(zhǎng)篇大論；有益效果需要與技術(shù)方案對(duì)應(yīng)，按照重要級(jí)別排序，對(duì)每個(gè)有益效果進(jìn)行描述，并且有益效果應(yīng)當(dāng)有邏輯推導(dǎo)或數(shù)據(jù)支持。? 說(shuō)明書附圖 附圖是對(duì)技術(shù)方案的有力描述。注意： 盡可能提供可編輯格式的版本，比如CAD、Visio等形式的圖；照片在發(fā)明和實(shí)用新型專利申請(qǐng)文件中一般不能使用，僅能起到幫助理解方案的作用；對(duì)于由幾個(gè)模塊構(gòu)成的框圖，需要展示清楚各個(gè)模塊的名稱和連接關(guān)系；對(duì)于機(jī)械結(jié)構(gòu)附圖，需要盡可能用標(biāo)號(hào)表明各個(gè)結(jié)構(gòu)，并且標(biāo)號(hào)需要和文字部分的標(biāo)號(hào)一一對(duì)應(yīng)，不重不漏。? 具體實(shí)施方式 具體實(shí)施方式部分是最詳細(xì)、也是最能輔助代理人理解的部分，應(yīng)該闡述發(fā)明目的是通過(guò)什么具體技術(shù)方案實(shí)現(xiàn)的，并做適當(dāng)?shù)臄U(kuò)展。注意： 有關(guān)方法的發(fā)明，需要描述具體的實(shí)現(xiàn)流程；有關(guān)裝置的發(fā)明，需要盡可能詳細(xì)地描述各個(gè)部件的結(jié)構(gòu)和它們之間的連接關(guān)系，以及該裝置是如何工作的，盡可能結(jié)合附圖進(jìn)行描述，附圖盡可能給出立體圖或多視角的視圖；技術(shù)效果的說(shuō)明，需要結(jié)合結(jié)構(gòu)或者方法進(jìn)行一定的分析，比如結(jié)合原理或者實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)進(jìn)行說(shuō)明。? 替代方案 詳細(xì)描述替代方案（替代實(shí)施例）的技術(shù)內(nèi)容及其有益效果，替代方案的數(shù)量決定了專利的保護(hù)范圍。 專利代理人也可以啟發(fā)、引導(dǎo)發(fā)明人進(jìn)行替代方案的拓展，這樣權(quán)利要求可以寫得更大，實(shí)施例可以更多，專利申請(qǐng)文件的質(zhì)量也更高。替代方案的拓展方向包括： 零件的個(gè)數(shù)、方法的步驟、工藝是否可以減少？零件的位置關(guān)系是否可以調(diào)整？步驟的順序是否可以改變？其中哪個(gè)部件/步驟/工藝可以替換成其他部件/步驟/工藝仍然可以解決技術(shù)問(wèn)題。